Automatización de documentos Office

¿Por qué automatizar documentos?

Estimado lector, primero que nada: gracias por visitar mi blog. Estoy seguro que durante la lectura de los próximos capítulos ampliarás notablemente tus conocimientos de Microsoft Excel y Visual Basic para Aplicaciones (VBA[1]), y además disfrutarás enormemente el recorrido por estas páginas. Permítame apreciado amigo que te cuente un poco sobre mi experiencia personal sobre el uso de esta herramienta.

Durante mi trayectoria profesional he ocupado diversos cargos, como ingeniero de proyectos, planificador de proyectos, supervisor de obras de construcción, analista de presupuesto, entre otros, y entre las variadas actividades que tienen estos cargos, he observado que siempre se presenta como factor común: “la manipulación de información para generar reportes”.

Y otra vez a lo mismo: “a trabajar duro”. La información normalmente está contenida en uno o varios libros de Excel, que luego tienes que plasmar en una presentación PowerPoint o un documento Word, y hay comienzas otra vez con el célebre Copy – Paste, de un archivo a otro, y a pegar tablas, y a pegar gráficos, un numerito aquí y otro allá, un texto aquí y otro más allá, y se te van las horas, y por fin, al cabo de media mañana de trabajo, revisando cuidadosamente que pasaste bien la información de un documento a otro, has finalizado tu informe o reporte, y terminas tu jornada muy cansado, con la sensación de haber trabajado mucho, muchísimo, pero en con el malestar de no haber invertido tu tiempo en otros asuntos de interés, bien sean de trabajo o personales. Y al día siguiente… “nuevamente a lo mismo”, el mismo documento Word, la misma presentación PowerPoint, el mismo libro de Excel, el mismo trabajo pero con otros numeritos, y… ¿qué te puedo decir?: “nuevamente a perder el tiempo”. Y así, día tras día.

Esta rutina del Copy – Paste o las técnicas simples de enlazar (linkear[2]) datos de un documento a otro, sin criterio alguno de selección por parte de esta poderosa herramienta que es el Excel, me obligaron a adentrarme más y más en el oscuro mundo de Microsoft Excel, luego en VBA y finalmente en algunas transacciones SQL[3] (Lenguaje Estructurado de Consultas), para ir perfeccionando poco a poco poderosas técnicas de elaboración de reportes.

Luego de evaluar las ventajas de tener la mayor parte de mis trabajos automatizados, y experimentar la felicidad que se tiene al disponer de más tiempo para dedicarlo a otros asuntos, como por ejemplo: “escribir este libro”, me  pidieron compartir estas técnicas de automatización con mis compañeros de trabajo, luego comencé a impartir cursos al personal de mi organización, seguidamente a brindar asesoría sin abandonar las actividades de mi puesto, y finalmente me decidí a escribir esta obra, que no son más que años de investigación, para lograr afinar cada vez más dichos procesos de automatización.

Estoy consciente de que el título de este blog suena a “Guerra de las Galaxias”, y te confieso que soy fanático de esta saga, a pesar de Disney, pero no por esto el título de la obra. Cuando hablo del lado oscuro, me refiero principalmente a las áreas poco transitadas, o poco exploradas, por los usuarios comunes de Excel. En mi experiencia profesional y personal me he topado con muchos tipos de usuarios y excelentes profesionales que trabajan a diario con esta herramienta, pero en muy raras ocasiones me consigo con usuarios que le saquen un verdadero provecho a las macros, y mucho menos a VBA (Visual Basic para Aplicaciones), y si mencionamos la palabra SQL (Lenguaje de Consulta Estructurada), entonces ya el asunto es de otro nivel. Bueno, en fin, y quizás no sea tu caso, pero a donde quiero llegar es que existen áreas de Excel a las cuales le sacamos muy poca ventaja, y en este sentido muchas veces despreciamos un poder, del cual no tenemos ni idea de lo que nos estamos perdiendo.

Aprender técnicas para automatizar documentos con Excel trae muchísimos beneficios, por solo mencionar algunos listaré los siguientes:

• Integridad de la información: ya que se encontrará actualizada y optimizada al estar alojada en un medio controlado por los custodios de la misma. Garantizando que todos los integrantes del equipo siempre entreguen la última actualización con los últimos formatos.
• Ahorro de tiempo en la entrega de la información: al disponer de un sistema automatizado, se podrá solicitar la información deseada solo en cuestión de segundos, en lugar de invertir una gran cantidad de tiempo en la elaboración de reportes.
• Mayor eficiencia: al garantizar que la información es estregada muy por debajo de los lapsos esperados por el cliente, y con la certeza de que se está trabajando con la última actualización de la información.
• Minimización de errores: al disponer de un sistema de automatización cuidadosamente elaborado, se minimizan los errores humanos productos del copiado y pegado de un documento a otro, además de garantizar de que se está trabajando con la información más actualizada.
• Información centralizada: ya elaborada una base de datos para alimentar el sistema de automatización, esta será la principal fuente de información, garantizando que los documentos, informes y registros que se generen contengan información proveniente del mismo origen.
• Coherencia en la entrega de reportes: al disponer de una misma fuente para la elaboración de reportes, es prácticamente imposible que existan contradicciones entre un documento y otro que hagan uso de un mismo origen.
• Reducir costes de tiempo y dinero: mientras más reportes se encuentren automatizados, dispondremos de más horas hombres que podremos invertir en otras actividades que requieran de análisis que lamentablemente no se podrán automatizar.

Las técnicas de automatización tampoco es que hacen milagros, lamentablemente no todo se podrá automatizar, habrá reportes que solo se automaticen a medias y el trabajador tendrá que poner el resto, la idea es poder automatizar todo lo que sea automatizable y ya con esto es bastante.

¿Qué por qué automatizar documentos?, creo que con todo lo expuesto anteriormente queda respondida esta pregunta. Si bien es cierto que el proceso de automatización de documentos requiere de un pequeño esfuerzo inicial, en cuanto a los conocimientos y destrezas a requerir[4], a la compresión de la información de la que se dispone, a los informes y reportes que se requieren generar y finalmente al diseño y codificación para esta interesante tarea, es muy, pero muy gratificante entregar la información solicitada en tiempo record, y en muchas ocasiones solo al alcance de un clic, y lo mejor de todo: con una considerable reducción en los márgenes de error.

Por otra parte, es verdad que codificar, así sea en Visual Basic (VB), que es uno de los lenguajes de programación más accesible al “no programador” como la mayoría de los usuarios de Excel, en ocasiones requiere de un esfuerzo intelectual un poco exigente, pero recuerde que hay cosas mucho más complejas de entender y comprender, como puede ser la teoría de la relatividad de Albert Einstein, la física nuclear, la mecánica cuántica y ni hablar de las mujeres, que eso si es difícil, que te lo digo yo, que vivo con mi amada esposa y mis tres queridas hijas, y en este caso solo te diré que a las mujeres hay que quererlas, mas no entenderlas.

¿Qué por qué automatizar documentos?, creo que con todo lo expuesto anteriormente queda respondida esta pregunta. Si bien es cierto que el proceso de automatización de documentos requiere de un pequeño esfuerzo inicial, en cuanto a los conocimientos a requerir[4], a la compresión de la información de la que dispones, a los informes y reportes que se requieren generar y finalmente al diseño y codificación para esta interesante tarea, es muy, pero muy gratificante entregar la información solicitada en tiempo record, y en muchas ocasiones solo al alcance de un clic, y lo mejor de todo: con escasos márgenes de error.

Por otra parte, es verdad que codificar, así sea en Visual Basic (VB), que es uno de los lenguajes de programación más accesible al “no programador” como la mayoría de los usuarios de Excel, en ocasiones requiere de un esfuerzo intelectual un poco exigente, pero recuerde que hay cosas mucho más complejas de entender y comprender, como puede ser la teoría de la relatividad de Albert Einstein, la física nuclear, la mecánica cuántica y ni hablar de las mujeres, que eso si es difícil, que te lo digo yo, que vivo con mi amada esposa y mis tres queridas hijas, y en este caso solo te diré que a las mujeres hay que quererlas, mas no entenderlas.

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[1] VBA es un elemento de programación diseñado por Microsoft para utilizarse con la mayoría de los paquetes de la suite de Office.

[2] El verbo linkear no existe en el castellano según la RAE, pero es usado por muchos usuarios de Excel.

[3] Por ahora diremos que SQL es un lenguaje de programación diseñado para administrar sistemas de gestión de bases de datos.

[4] Con la lectura de este blog, este requisito quedará cubierto.